Studie von Amadeus und London School of Economics zeigt Chancen für rentableres Reisekostenmanagement durch IT

Viele Unternehmen sehen sich der Herausforderung gegenüber, den Nutzen ihrer Geschäftsreisen zu messen, um das Beste aus ihren Investitionen zu machen. Eine neue Studie der London School of Economics and Political Science im Auftrag von Amadeus geht daher der Frage nach, wie Unternehmen ein besseres Verständnis für ihre Reiseprogramme entwickeln können, um die Kapitalrendite (Return on Investment) in jeder Phase des Prozesses zu steigern.

Die Studie „Managing Every Mile“ zeigt, dass Unternehmen durch aktives Reisekostenmanagement die Nutzung von Erfolgsmodellen und automatisierter Technologie Geld sparen, die Mitarbeiterzufriedenheit steigern und für jeden gereisten Kilometer eine bessere Fürsorge bieten können.

Die wichtigsten Empfehlungen aus der Studie:

• Reiseprogramme müssen auf die strategischen Unternehmensprioritäten ausgerichtet sein. Die Studie ermittelt sechs strategische Prioritäten für das Reisekostenmanagement: Wachstum, Kostenminimierung, betriebliche Effizienz, Mitarbeiter-Produktivität, Risikominderung und Management-Informationen/-Analysen. Die Prioritäten spiegeln die funktionalen Rollen der befragten Führungskräfte wider. Diese waren sich aber einig darin, dass Unternehmen nur dann das Beste aus ihren Geschäftsreise-Investitionen machen können, wenn alle Ziele aufeinander abgestimmt sind.

• Unternehmen sollten die Reisekostenabrechnung nicht als einzige Travel-Management-Maßnahme einsetzen: Zwei Drittel der befragten Führungskräfte sagten, der Abrechnungsprozess sei der Grund sowohl für Nutzerfrustration als auch für Unzufriedenheit mit der Arbeit und dem Management. Das Fehlen von Erfolgsmodellen in frühen Phasen des Reisekostenmanagements und insbesondere in den Abläufen für Buchung und Genehmigung hat negative Auswirkungen auf die Reiseprozesse und erhöht die Komplexität des Ausgaben-Managements.

• Der Technologie kommt eine wichtige Rolle zu, um Erfolgsmodelle im Reisekostenmanagement zu erleichtern. Führungskräfte verstehen die transformative Rolle sehr genau, die Technologie für ein maximal funktionstüchtiges Reisekostenmanagement spielt. Statt über Strategien zur Kostenkontrolle denken rund 60 Prozent der befragten Führungskräfte über Veränderungen ihrer IT- und Ausgabenmanagement-Systeme in den kommenden drei Jahren nach, um ein besseres Reisekostenmanagement zu ermöglichen.

„Unternehmen müssen ein umfangreiches Rahmenkonzept für das Reisekostenmanagement implementieren, wenn sie die Kapitalrendite maximieren wollen“, sagt Dr. Alexander Grous, Autor der Studie und Lecturer im Department of Media and Communications der London School of Economics and Political Science. „Das von uns entwickelte Rahmenkonzept nennt fünf wichtige Phasen, allesamt technologiegestützt: die strategische Planung von Reiseprogrammen, die Reisebuchung, Unterstützung und Fürsorge gegenüber den Reisenden, Ausgabenmanagement sowie Analysen und Bewertungen. Unternehmen, die auf jeder dieser Stufen Erfolgsmodellen folgen, stellen ein optimiertes Reisekostenmanagement sicher und damit maximale Kapitalrendite. Gleichzeitig stärken sie die betriebliche Effizienz wie auch die Zufriedenheit der Mitarbeiter.“

„Das geschäftliche Reisen wird durch starke soziale, technologische und wirtschaftliche Faktoren verändert. Die Anforderungen der Reisenden wie auch die Art ihres Arbeitsplatzes verändern sich auf eine Weise, die viel mehr Dynamik und Flexibilität vom Travel Management einfordern“, sagt Arlene Coyle, Chief Commercial Officer Corporate Solution Sales and Marketing of Business Travel bei Amadeus.

Sie fährt fort: „Es gibt keine einheitliche Lösung, diese Studie aber zeigt vielfältige Chancen für ein rentableres Reisekostenmanagement, insbesondere durch den stärkeren Einsatz von Technologie. Unternehmen können ihre Reiseprogramme auch besser gestalten und bessere Reisen für ihre Mitarbeiter schaffen, wenn sie über die bloßen Kosten der Geschäftsreisen hinausblicken und sich anschauen, was Reisende wollen, wie die Buchungsprozesse ablaufen müssen und welche Auswirkungen das auf Produktivität und Fürsorge hat.“

Die Studie steht zum Download bereit unter www.amadeus.com/managing-every-mile.