KI im Geschäftsreisebereich: noch in den Anfängen, aber mit spürbaren Auswirkungen

In diesem Artikel wird dargelegt, dass sich KI im Bereich der Geschäftsreisen zwar noch am Anfang befindet, jedoch bereits einen praktischen Mehrwert bietet, indem sie das Reiseerlebnis verbessert, fundiertere Entscheidungen ermöglicht und Reisen nahtloser in die täglichen Arbeitsabläufe integriert. Amadeus Cytric ist ein Beispiel für diesen Wandel in der Praxis und zeigt, wie KI-Suchfunktionen, personalisierte Empfehlungen und die Einhaltung von Reiserichtlinien nahtlos in das Geschäftsreiseerlebnis integriert werden können.

Derzeit wird viel über KI und ihre Bedeutung für Geschäftsreisen gesprochen. Es ist eine spannende Zeit. Aber es ist auch eine Zeit, in der man die Dinge ein wenig relativieren muss.

In Gesprächen mit Travel Managern und Partnern kommt immer wieder eines zur Sprache: Wir stehen zwar noch ganz am Anfang, aber gleichzeitig hat KI bereits spürbare Auswirkungen. Manchmal erscheint das ein wenig paradox, aber genau das macht es so spannend.

Das Interessanteste, was wir derzeit beobachten, ist nicht eine vollständige Neugestaltung von Reiseprogrammen. Es ist etwas Pragmatischeres. KI wird im gesamten Bereich des Managed Travel eingesetzt, und zwar in der Regel auf sehr gezielte und integrierte Weise.

• Echte betriebliche Herausforderungen bewältigen: Einkäufer gehen im Bereich Geschäftsreisen bei der Einführung von KI zunehmend bedacht vor. Der Fokus verlagert sich auf Lösungen, die echte betriebliche Herausforderungen bewältigen, anstatt lediglich mit neuen Technologien zu experimentieren. Dies bedeutet, eine solide Datenbasis zu schaffen, vertrauenswürdige Partner auszuwählen und Unternehmen darauf vorzubereiten, sich an neue Arbeitsweisen anzupassen.

• Verstöße gegen Reiserichtlinien erkennen: Wir stellen uns vor, dass Travel Manger KI einsetzen, um Verstöße gegen die Reiserichtlinien frühzeitig zu erkennen, den Überblick über Störungen zu verbessern sowie große Datenmengen – von den Ausgaben bis hin zu den Emissionen – zu verarbeiten und auszuwerten.

• Einbindung in bereits genutzte Tools: Wichtig ist, dass diese Funktionen nicht als eigenständige Tools eingeführt werden. Sie werden über die Systeme und Arbeitsabläufe bereitgestellt, auf die Reiseteams bereits setzen. Das ist entscheidend. Denn in einem operativ so komplexen Bereich wie dem Geschäftsreisemanagement kommt der wahre Wert der KI erst dann zum Tragen, wenn sie das Bestehende stärkt. Wir müssen keine weitere Verwaltungsebene hinzufügen.

Zunehmend wird nicht nur deutlich, was KI leisten kann, sondern auch, wo sie am besten zum Einsatz kommt. Lange Zeit drehten sich Geschäftsreisen um spezielle Tools und Schnittstellen: Man klickte an einer Stelle, um Reisen zu buchen, an einer anderen, um Spesen zu verwalten, und wieder an einer anderen, um Änderungen vorzunehmen.

Dieses Modell verändert sich. KI hält Einzug in den Arbeitsablauf – direkt in Kollaborationstools, in alltägliche Arbeitsumgebungen und an die Orte, an denen Reisende ohnehin schon ihre Zeit verbringen. Cytric hat diesen Wandel bereits vorweggenommen. Durch seine seit 2021 bestehende strategische Partnerschaft mit Microsoft hat Cytric neue Funktionen für die Zusammenarbeit bereitgestellt, die greifbare Vorteile mit sich bringen – sie verbessern unter anderem die Produktivität und die Nachhaltigkeit.

In diesem Zusammenhang verändert sich auch die Rolle der Reisetechnologie. Es geht weniger darum, sich in einem System zurechtzufinden, als vielmehr darum, Ergebnisse zu ermöglichen. Um diese Ergebnisse jedoch konsistent zu ermöglichen, bedarf es mehr als nur einer dialogorientierten Benutzeroberfläche; entscheidend sind vertrauenswürdige Daten, vernetzte Geschäftslogik und die Fähigkeit, im gesamten Reiseökosystem in großem Maßstab zu agieren.

Wenn wir mit Kunden sprechen, ist ihr Anliegen oft ganz einfach: Sie wollen kein weiteres Tool. Sie möchten, dass das Reisen einfacher, intuitiver und weniger fragmentiert wird.

Für Geschäftsreisende bedeutet das, Reibungsverluste bei alltäglichen Aufgaben zu beseitigen. Eine Reise zu planen, ohne die eigene Arbeitsumgebung zu verlassen. Empfehlungen zu erhalten, die bereits Präferenzen und Unternehmensrichtlinien berücksichtigen, ohne darüber nachdenken zu müssen. Genau hier hat KI das Potenzial, das Reiseerlebnis wirklich zu verändern.

Doch der Nutzen beschränkt sich nicht nur auf den Reisenden.

Für Unternehmen hat derselbe Wandel andere Auswirkungen. Wenn Reisen in den Arbeitsablauf integriert sind, lässt sich das Verhalten leichter in Echtzeit steuern, anstatt es im Nachhinein zu kontrollieren. Die Einhaltung von Richtlinien kann automatisch durchgesetzt werden. Entscheidungen können so getroffen werden, dass sie zu besseren Ergebnissen in Bezug auf Kosten, Nachhaltigkeit und Betriebsabläufe führen, ohne die Komplexität für die Mitarbeiter zu erhöhen. Anstatt sich auf Schulungen, Audits oder manuelle Überprüfungen zu verlassen, wird der Prozess selbst intelligenter.

Hier geht KI über die reine Automatisierung hinaus. Sie bringt die Bedürfnisse der Reisenden und die Ziele des Unternehmens in Einklang. Einerseits verringert sie Reibungsverluste, andererseits verbessert sie Transparenz, Kontrolle und Effizienz. Und am Ende des Tages ist die effektivste Erfahrung diejenige, die diskret im Hintergrund sowohl dem Einzelnen als auch dem Unternehmen dient, ohne den Eindruck eines zusätzlichen Systems zu erwecken, das man beherrschen muss.

Es ist wichtig zu sagen, dass es nicht nur ein Konzept für die Zukunft ist. Wir machen das bereits mit Kunden, die Amadeus Cytric verwenden. Nehmen wir als Beispiel den Amadeus Cytric Assistant.

Ein Geschäftsreisender schreibt oder sagt: "Ich muss nächste Woche von Barcelona nach Budapest reisen." Der Cytric Assistant hilft ihm dann, indem er:

• Flüge basierend auf praktischen Kriterien wie Kosten, Dauer oder Nachhaltigkeit vorschlägt
• Hotels empfiehlt, die zur Reise passen
• Die Optionen optimiert, basierend auf zusätzlichen Anfragen
• Informationen zur Reise selbst gibt, wie zum Beispiel, welches Restaurant sich für ein Business Lunch eignet oder was man während einer dreistündigen Pause in Budapest besuchen sollte.
• Abfragen zu vergangenen, aktuellen und bevorstehenden Reisen vornimmt –der Geschäftsreisende kann zum Beispiel das Hotel für eine bevorstehende Reise überprüfen, nachsehen, wo er bei seiner letzten Reise übernachtet hat, oder sich einen schnellen Überblick über seine Reiseaktivitäten verschaffen.

All dies findet in einem Gesprächsstrang statt, der direkt in Kollaborationsumgebungen wie Microsoft Teams integriert ist.

Was in der Praxis zählt, ist nicht nur die Benutzeroberfläche, sondern auch das Ergebnis. Reisende verbringen weniger Zeit mit der Suche. Sie müssen nicht mehr von einem System zum anderen wechseln. Und die Einhaltung von Richtlinien ist ein natürlicher Teil des Prozesses, statt etwas, das separat verwaltet wird.

Die Funktionen werden sich weiterentwickeln, und die Anwendungsfälle werden immer komplexere Ergebnisse liefern, doch dies ist ein gutes Beispiel dafür, was KI leisten kann, wenn sie in reale Arbeitsabläufe integriert wird. Allgemeiner betrachtet zeigt dies, dass KI im Geschäftsreisebereich am wirkungsvollsten ist, wenn sie in das Reiseökosystem selbst eingebettet ist und das Reiseerlebnis mit den dahinterstehenden Inhalten, Geschäftsregeln und Arbeitsabläufen verknüpft. So funktioniert Reisen besser.

Da sich die Aufmerksamkeit zunehmend auf KI-Schnittstellen und -Assistenten verlagert, neigt man leicht dazu, sich nur auf den vorderen Teil des Prozesses zu konzentrieren. Doch Geschäftsreisen finden nicht in einem Vakuum statt.

Hinter jeder Buchung oder Änderung verbirgt sich ein komplexes Geflecht aus Anforderungen: fragmentierte Inhalte, Richtlinien, Sorgfaltspflichten, Serviceprozesse und globale Compliance-Aspekte. KI kann dabei helfen, diese Interaktionen zu koordinieren, ist dabei jedoch nach wie vor auf ein solides Fundament angewiesen. In vielerlei Hinsicht mindert der Aufstieg der KI die Bedeutung dieses Fundaments nicht – er verstärkt sie vielmehr.

Amadeus ist einzigartig positioniert, um das KI-gestützte Reiseökosystem zu orchestrieren und Anbieter, Verkäufer und KI-Assistenten auf neutrale, sichere und verantwortungsvolle Weise mit vertrauenswürdigen, dynamischen Reisedaten in großem Maßstab zu verbinden. Diese Position ruht auf drei Säulen: unserer Rolle als vertrauenswürdiges System of Record für die Branche, unserer tief integrierten und vernetzten Geschäftslogik im gesamten Reiseökosystem sowie unserer Fähigkeit, weltweit über Märkte und Branchen hinweg zu agieren. KI stärkt und erweitert die Amadeus Plattform.

Die KI wird sich weiterhin rasant entwickeln. Es werden neue Erfahrungen entstehen. Die Erwartungen werden weiter steigen. Nach dem, was wir heute von unseren Kunden hören, sind die Prioritäten recht einheitlich. Unternehmen suchen nach Lösungen, denen sie vertrauen können. Nach Technologie, die zuverlässig ist. Nach Technologie, die für den Einsatz in großem Maßstab ausgelegt ist. Reisende hingegen wünschen sich Einfachheit, jedoch nicht auf Kosten der Kontrolle. Und Reiseprogramme müssen sich so weiterentwickeln, dass sie weiterhin auf den tatsächlichen betrieblichen Anforderungen basieren.

Es wird noch viel zu entdecken geben, wie KI das Reisen verändern wird. Doch die Richtung wird immer klarer, und vor allem sehen wir bereits jetzt, wie bedeutende Anwendungsfälle Gestalt annehmen. Die Chance besteht nicht nur darin, neue Tools in die Geschäftsreisen zu integrieren, sondern darin, die Art und Weise zu verändern, wie Travel- und Expense Management in den übergeordneten Geschäftsablauf eingebunden ist. Dabei werden eine vertrauenswürdige Infrastruktur, vernetzte Arbeitsabläufe und die Möglichkeit, in großem Maßstab zu arbeiten noch wichtiger werden. In einem KI-gestützten Reiseökosystem werden diese Fähigkeiten unverzichtbar sein – und genau hier ist Amadeus einzigartig positioniert, um eine entscheidende Rolle zu spielen.