Digital Connected Platforms – Geschäftsreise 4.0

Der Weg zur Digitalisierung kann für Unternehmen steinig sein. Das zeigten in diesem Herbst gleich zwei Umfragen.

• Der Datenbank-Hersteller Couchbase hat sich unter 450 Unternehmen in mehreren Ländern umgehört und schreibt, dass für 68 Prozent der Befragten die Einführung der richtigen Techniken für die digitale Transformation eine fast unüberwindbare Hürde darstellen könnte. 80 Prozent mussten die Ambitionen für neue digitale Anwendungen aufgrund der Komplexität der Datennutzung herunterschrauben.

• Ähnliche Zahlen legte der Geschäftsreiseverband Association of Corporate Travel Executives vor: Die große Mehrheit der Unternehmen (72 Prozent) hält ihre Reiseprozesse für nur einigermaßen integriert. Als Hindernisse für die Digitalisierung wurden genannt: mangelnde Ressourcen (25 Prozent), ein wahrgenommener Mangel an Unterstützung intern wie extern (30 Prozent) – sowie die fehlende Akzeptanz der Reisenden und die mangelnde Bereitschaft für Veränderungen (37 Prozent).

Digitalisierung berührt verschiedenste Abteilungen

Tatsächlich ist Digitalisierung eine Querschnittsaufgabe, auch und gerade die Digitalisierung der Reiseprozesse. Sie berührt viele Abteilungen vom Travel Management über die Personalabteilung und die IT-Fachleute bis zum Betriebsrat, um nur einige zu nennen. Besitzstandsdenken, festgelegte Abläufe und unterschiedliche Ziele machen es der Digitalisierung schwer, obwohl sie zweifellos große Vorteile bietet: schnellere Abläufe, weniger Fehler, mehr Service, genauere Reportings, fundiertere Entscheidungen und am Ende bessere Ergebnisse.

Digitalisierung berührt nicht nur viele Abteilungen, sondern auch die Gesamtperformance eines Unternehmens. Daher sollte das Mandat für ihre Umsetzung aus der Unternehmensspitze kommen – mit dem nötigen Rückhalt für den entsprechenden operativen Manager.

Technologie ist Trumpf

Das wichtigste Argument dabei ist zweifellos die Technologie. Sie muss durch ihre Vorteile überzeugen und es vermeiden, im Unternehmen große Baustellen zu verursachen. Daher sehe ich großes Potenzial in der Idee, abteilungsübergreifende Prozessketten in eine Cloud-Lösung auszulagern.

Eine Geschäftsreiseplattform in der Cloud hat zunächst für die Nutzer den greifbaren Charme, dass sie internetbasiert funktioniert. Es sind keine Installationen oder Updates auf einzelnen Rechnern notwendig, und die Bedienungslogik folgt den gewohnten Prinzipien moderner Nutzeroberflächen. Das hält Veränderungen in Grenzen und erhöht die Akzeptanz.

Die wahren Vorteile aber entstehen im Hintergrund. Eine sozusagen virtuelle Plattform lässt sich nämlich in alle Richtungen fast beliebig ausbauen. Grundausstattung ist die Verknüpfung der Reisebuchung mit der Reiseabrechnung (Travel & Expense): Die einmal erfassten und geprüften Buchungsdaten bilden die Grundlage für alle Abrechnungsprozesse. Namen, Abteilungen, Projektnummern, Reisedaten, Reiseziele und Reiserouten werden innerhalb des Prozesses weitergereicht, ohne dass ein Klick nötig ist. Wenn das System weiß, wie viele Tage und Nächte ein Reisender in welchen Ländern war, kann es zum Beispiel die Verpflegungspauschalen automatisiert berechnen und die Summe in die Abrechnung einfügen – die Vorteile liegen auf der Hand.

Individualisierte Prozesse für jedes Unternehmen

An diesen zentralen Prozess des Travel & Expense herum lässt sich eine Vielzahl weiterer Services anschließen. Anbieter von Firmenkreditkarten beispielsweise übernehmen nicht nur die Buchungsdaten, sondern liefern ihre Abrechnungen direkt in den Expense-Prozess. Dienstleister, die sich um die Visabeschaffung oder die Abwicklung von Formalitäten für Mitarbeiterentsendungen kümmern, docken ebenso nahtlos an. Gerade Start-ups arbeiten von Grund auf plattformorientiert, zum Beispiel Anbieter für die Optimierung der Abrechnung von Hotelübernachtungen. Die Beispiele lassen sich beliebig fortführen.

Neue Digitalisierungsangebote können schnell in die Plattform integriert werden, es entsteht eine offene digitale Plattform, die die Volatilität der Bedürfnisse und Anforderungen wie auch des Marktes flexibel und zeitnah abbildet. Beispielsweise muss die angebotene Produktauswahl flexibel an verändertes Nutzungsverhalten als Folge der CO2-/Klimadiskussion angepasst werden können, ohne notwendige Reiserichtlinien und Entscheidungsstrukturen zu stören.

Solche „Digital Connected Platforms“ bringen die Digitalisierung für Unternehmen auf dreierlei Weise voran.

• Erstens: Viele Prozesse, die bisher noch analog ablaufen, lassen sich auf einen Schlag vollständig digitalisieren , ohne den Computer-Desktop der Mitarbeiter mit neuen Programm-Icons zu fluten.
• Zweitens: Jedes Unternehmen, das die Plattform nutzt, erhält die Möglichkeit, genau die Leistungen anzusteuern, die es benötigt. So bietet eine cloudbasierte Geschäftsreiseplattform individualisierte Prozesse. CIOs können die bisherigen Abläufe ohne große Änderungen abbilden, den ganzen Prozess völlig neu aufsetzen oder ihn langsam vom einen zum anderen optimieren.
• Drittens: Das Management von Schnittstellen, oft eine der aufwändigsten Aufgaben im Verantwortungsbereich eines Chief Information Officers oder IT-Beauftragten, entfällt völlig, weil die Plattform das erledigt. Das spart den Unternehmen nicht nur Zeit und Geld, sondern reduziert spürbar die Komplexität der IT-Ausstattung.

Gute Argumente für die Vernetzung im Unternehmen

Mit diesen Argumenten – rasche Umsetzung, individuelle Prozesse, weniger Kosten und Komplexität – können Travel Manager nicht nur in der Unternehmensleitung punkten, sondern auch in allen Abteilungen. So schafft eine cloudbasierte Technologie-Plattform die notwendige Quer-Vernetzung.

Amadeus hat unter anderem das seit vielen Jahren bewährte Travel-&-Expense-System cytric zu einer Cloud-Plattform ausgebaut. Dienstleister wie Lufthansa AirPlus (Kreditkarte), Itelya (Smart Billing), KPMG/VisumPoint (Visa, Entsendungen) sind bereits angeschlossen. Einer der großen deutschen Konzerne, im DAX notiert, arbeitet seit einger Zeit mit dieser Plattform. Dort haben das Travel Management und die Personalabteilung die Digitalisierung der Reiseprozesse gemeinsam angestoßen und erfolgreich umgesetzt.

Digitalisierung ist ein umfassender Prozess und nicht trivial, gar keine Frage. Das Schöne: Es sind digitale Ideen wie Digital Connected Platforms, die die Stakeholder überzeugen und den Change-Prozess unterstützen. So entsteht Business Travel 4.0.

Andreas Stendera

Andreas Stendera ist Director Corporations der Central Region bei Amadeus.