Das neue Jahr bringt oft den Wunsch nach Besserung mit sich. Das Jahr 2023 ist nun auf einem guten Weg, und viele von uns denken über die positiven Veränderungen nach, die wir im Laufe dieses Jahres vornehmen können – und bei Amadeus ist das nicht anders.
Vor diesem Hintergrund haben wir uns kürzlich mit der Entwicklung von Reisen und Ausgaben (T&E) beschäftigt und festgestellt, dass sowohl Mitarbeiter als auch Unternehmen eine wachsende Nachfrage nach einer digitalen Transformation haben. Nach der Veröffentlichung einer Studie von Forrester Consulting, die von Amadeus in Auftrag gegeben wurde, untersuchte meine Kollegin Arlene Coyleden Trend , der sich mit dem Einsatz neuer digitaler Tools befasst, während einzweiter untersucht, was dies für die Employee Experience bedeuten könnte.
Heute möchte ich mich neu fokussieren und untersuchen, was die neue digitale Welt von T&E, einschließlich der Verlagerung vom Spesen-Management zum Ausgabenmanagement, für finanzielle Entscheidungsträger bedeuten könnte - und welche Vorteile sie mit sich bringen könnte.
Die Forrester-Studie – bei der 525 Fachleute aus verschiedenen Funktionen großer Unternehmen in neun führenden Märkten befragt wurden, ergab eine Reihe von Bedenken hinsichtlich des Status quo. Manuelle T&E-Prozesse wurden beispielsweise als besorgniserregend eingestuft, da sie die Produktivität der Mitarbeiter belasten. Auch das Einreichen, Genehmigen und Bearbeiten von Spesen sowie der Abgleich von Rechnungen und Zahlungen seien nach wie vor mühsam, ergab die Studie.
Es wurden auch unklare Reise- und Spesenrichtlinien angeführt. Da Unternehmen ihre Reiserichtlinien überarbeiteten, um neue Anforderungen zu berücksichtigen – einschließlich Nachhaltigkeit und der zusätzlichen Komplexität bei der Einhaltung der COVID-19-Vorschriften – erlebten viele einen Mangel an Klarheit. Mehr als ein Viertel der Befragten hatte außerdem mit mangelnder Sichtbarkeit des Standorts der Mitarbeiter auf Reisen und der Unfähigkeit, Betrug zu erkennen und zu kontrollieren.
Aus Sicht der Mitarbeiter war die häufigste Beschwerde in allen Unternehmen, dass sie Reisekosten aus eigener Tasche bezahlen und eine Spesenabrechnung einreichen mussten.
Durchgängige Integration
Viele dieser Bedenken können durch eine stärkere Integration von T&E-Systemen in eine digitale End-to-End-Lösung ausgeräumt werden, die von der Budgetplanung bis hin zur Bezahlung und Erfassung digitalisiert ist – hier bleibt noch viel zu tun. Nur 52 Prozent der Unternehmen der Befragten nutzten im Jahr 2022 vollständig integrierte T&E-Lösungen, während 44 Prozent Lösungen nutzten, die nur teilweise integriert waren.
Um ein integriertes T&E aufzubauen, muss zunächst jedes Element des Prozesses digitalisiert werden, und in dieser Hinsicht wurden einige Fortschritte erzielt. Heute gaben 74 Prozent der Befragten an, dass die internationale MwSt-Rückerstattung in ihrem Unternehmen digital automatisiert wird, während ähnlich viele angaben, dass der Abgleich von Reiserechnungen und die Prüfung von Reisekosten automatisch erfolgen. Die Erkennung von Verstößen gegen die Reiserichtlinien wurde nach Ansicht von 69 Prozent der Befragten automatisiert, während das Hochladen von Belegen und die Genehmigung von Spesenabrechnungen bei 69 Prozent bzw. 68 Prozent der Unternehmen digitalisiert wurden.
Digitale Transformation
Obwohl bereits Schritte unternommen wurden, besteht nach wie vor die Anforderung, die Art und Weise, wie wir mit dem Spesen-Management umgehen, zu überdenken, um Ineffizienzen weiter zu verringern. Wir müssen uns von einem unverwalteten, nachträglichen Prozess verabschieden und stattdessen eine digitale End-to-End-Budgetierung, -Zahlung und -Ausgaben einführen. Nur dann werden Unternehmen maximale Effizienz, Transparenz und Kontrolle über die Reiseausgaben erzielen.
Ein Schlüssel zum Erfolg in diesem Bereich wird die breitere Einführung virtueller Zahlungen sein. Bei der Betrachtung der Funktionen, die sie an einer End-to-End-Plattform für das Reise- und Spesen-Management am meisten schätzen, standen virtuelle Zahlungen in der Forrester-Studie ganz oben auf der Liste.
Die Verwendung einer virtuellen Karte ermöglicht es Geschäftsreisenden, direkt mit Firmengeldern zu bezahlen, wodurch die Anforderung entfällt, ein Spesenformular einzureichen und schließlich eine Rückerstattung zu erhalten. Dadurch wird der gesamte Spesenprozess optimiert. Die Vorteile, die die Unternehmen der Befragten erlebten, adressierten auch einige der Herausforderungen und Beschwerden, die die Befragten mit ihren aktuellen T&E-Prozessen und -Tools meldeten, insbesondere die Unfähigkeit, Betrug zu erkennen und zu kontrollieren, die mangelnde Transparenz von Reisemustern, die die Verhandlungen mit Anbietern unterstützt, und den manuellen Prozess des Rechnungsabgleichs.
Finanzentscheider schätzten auch Funktionen wie zum Beispiel automatisierte Benachrichtigungen über Verstöße gegen Reise- oder Spesenrichtlinien, automatisierte Audits und automatisierte Mehrwertsteuerrückerstattung. Geschätzt wurden auch digitale Systeme, die manuelle Aufgaben überflüssig machten, einschließlich Rechnungsabgleich und Erfassung von Belegen aus dem E-Mail-Posteingang.
Neue Lösungen für ein neues Jahr
Fast drei Viertel der Befragten der Forrester-Studie gaben an, dass ihre Unternehmen in den nächsten 12 Monaten expandieren, aufrüsten oder den Kauf einer einzigen integrierten T&E-Lösung planen. Viele erwarten, von einem solchen Tool zu profitieren. Integrierte Plattformen bieten einen besseren Einblick in die Ausgabenmuster der Abteilungen und können die Einhaltung von Reise- und Spesenrichtlinien sicherstellen. Die Befragten erwarteten auch, den CO2-Fußabdruck ihrer Unternehmen zu verringern und die Nachhaltigkeit zu verbessern.
Amadeus ist auf diesen Wandel vorbereitet und bietet mit unserer Lösung Cytric Reise & Expense die integrierten Reise- und Reisekostenprozesse, die von Entscheidungsträgern in Unternehmen benötigt werden. Die digitale End-to-End-Lösung für das Ausgabenmanagement nutzt eine Reihe von Innovationen, um jahrzehntealte Reise- und Spesenprozesse neu zu erfinden. Sie bietet eine Chance für eine Transformation sowie klare wirtschaftliche Vorteile, die durch Produktivitätssteigerung und effizienteres Management der Reiseausgaben erzielt werden.
Da alle Ausgaben mit virtuellen Karten getätigt werden und über die Bankkonten des Unternehmens laufen, ist der Prozess des Abgleichs von Zahlungen mit Buchungen automatisiert. Es besteht keine Anforderungen mehr, Spesenabrechnungen der Mitarbeiter zu prüfen oder die Mitarbeiter zu entschädigen. Den Reisenden wird eine virtuelle Karte für einen im Voraus vereinbarten Betrag zur Verfügung gestellt, der auf der Art der Reise basiert, die Ausgaben werden im Voraus kontrolliert. Finanzteams können Reiseausgaben anhand bereits zugewiesener virtueller Kartenbudgets genau nachvollziehen, anstatt zu versuchen, die Reisekosten am Ende des Monats zu schätzen.
Dies sind die positiven Veränderungen, die wir im Jahr 2023 vornehmen möchten, um die von Finanzentscheidern geforderten digitalen End-to-End-Lösungen anzubieten und die T&E-Erfahrung der Zukunft zu verbessern.
Um die vollständige Studie " Digitale Transformation für Reisen und Kosten" zu lesen, laden Sie siehier herunter .
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