Die Art und Weise, wie Menschen für Geschäftsreisen bezahlen und ihre Ausgaben zurückfordern, ist umgekehrt. In der Branche wird seit langem darüber diskutiert, wie wir die Art und Weise, wie wir für Geschäftsreisen bezahlen, ändern könnten, aber es wurde wenig getan, um die möglichen Auswirkungen zu verstehen und zu quantifizieren oder wie ein alternatives Modell einen Mehrwert schaffen könnte.
Bei Amadeus arbeiten wir mit demCentre for Economics and Unternehmens Research zusammen (CEBR), um den Sachverhalt darzulegen. Werfen wir zunächst einen Blick auf drei häufige Herausforderungen im Zahlungs- und Kostenbereich, mit denen Geschäftsreisende und Unternehmen heute konfrontiert sind.
1. Reisende, die aus der eigenen Tasche gehen
Beim Standardmodell des Spesen-Managements neigen Geschäftsreisende dazu, ihre eigenen Hotelaufenthalts- und Reisekosten - wie Mahlzeiten auf Geschäftsreisen - zu kaufen, bevor sie diese Kosten vom Unternehmen zurückfordern (es sei denn, sie verfügen über eine Firmenkreditkarte). Dieses Modell, bei dem Reisende gezwungen sind, ihr eigenes Geld auszugeben, schafft ein unvermeidliches Problem – nämlich, dass jede Geschäftsreise den Reisenden aus der eigenen Tasche zieht.
In der Zwischenzeit, zwischen einer Zahlung und dem Erhalt einer Entschädigung durch das Unternehmen, bleiben Reisende mit einer Delle auf ihrem Bankkonto zurück. Die Rückerstattung der Kosten kann ein langwieriger Prozess sein, und bei einigen Unternehmen muss der Reisende warten, bis er den Gehaltsscheck des folgenden Monats erhält, um eine Entschädigung zu erhalten. Eine frühere, von Amadeus gesponserte Studie zeigte, dass Reisende aus großen Unternehmen (1000+ Mitarbeiter) gezwungen sind, 4,1 Wochen zu warten, bis die Kosten zurückerstattet werden. Bei kleineren Betrieben (weniger als 1000) beträgt die Wartezeit immer noch 3,5 Wochen. Wenn man bedenkt, dass Geschäftsreisende mehrere Reisen pro Monat unternehmen können, stellt dies viel mehr als nur eine kleine Unannehmlichkeit dar.
2. Zeitverschwendung für die Bearbeitung von Spesenabrechnungen
Aus betriebswirtschaftlicher Sicht ist das derzeitige Modell eine ineffiziente Nutzung von Zeit und Geld des Unternehmens. In der Regel sammeln Reisende während einer Reise Geschäftsbelege, bevor sie eine Spesenabrechnung einreichen, die von ihrem Vorgesetzten genehmigt werden muss, bevor sie von der Finanzabteilung geprüft, verbucht und erstattet wird.
Dies nimmt viel Zeit in Anspruch – Zeit, die für weitaus produktivere Aufgaben aufgewendet werden könnte. Tatsächlich zeigt die Analyse von CEBR, dass Reisende, ihre Manager und Finanzteams im Durchschnitt mehr als zwei Stunden pro Reise mit der manuellen Bearbeitung von Spesenabrechnungen verbringen. Mit dem weit verbreiteten Einsatz virtueller Karten zur Bezahlung von Reisekosten können Unternehmen diese manuellen Prozesse erheblich reduzieren oder sogar ganz eliminieren.
Die Ökonomen von CEBR berechneten, dass Produktivitätssteigerungen durch eine integrierte und digitale Kostenabwicklung 188.000 Vollzeitäquivalente (FTEs) in den USA, Großbritannien, Frankreich und Deutschland freisetzen könnten. Zum Vergleich: Der wirtschaftliche Nutzen würde sich in den vier Volkswirtschaften auf einen Bruttowert von mehr als 20 Milliarden US-Dollar belaufen, was in etwa der gesamten Wertschöpfung der britischen Wirtschaft durch das verarbeitende Gewerbe entspricht.
3. Unfähigkeit, die Ausgaben der Mitarbeiter zu kontrollieren
Während jeder Reise geben Geschäftsreisende Geld für Mahlzeiten, Taxis und Unterhaltung aus. Diese Ausgaben machen oft 40-50 % der Gesamtkosten einer Reise aus und bleiben dennoch bei den meisten Unternehmen heute völlig unverwaltet und undurchsichtig. Da diese Art von Ausgaben nachträglich geltend gemacht werden, ist sie schwer zu bewältigen und kann zu besonders unangenehmen Situationen für alle Beteiligten führen, sollte ein Mitarbeiter unwissentlich zu viel ausgeben. Die nachträgliche Implementierung von Richtlinien für Geschäftsreiseausgaben ist komplex und verursacht hohe Kosten für Unternehmen.
Sicher gibt es einen besseren Weg?
Wenn man all diese Ineffizienzen kombiniert, wird die Anforderung, die Art und Weise, wie wir mit dem Spesen-Management umgehen, drastisch zu überdenken, offensichtlich. Wir müssen uns von diesem unverwalteten, nachträglichen Prozess verabschieden und stattdessen digitale End-to-End-Zahlungen und -Ausgaben einführen, was die Effizienz, Transparenz und Kontrolle über Reiseausgaben erhöht.
Durch die Verwendung virtueller Karten können Unternehmen den Reisenden für jede Reise ein vorab genehmigtes Ausgabenbudget zur Verfügung stellen, sodass mehr Transparenz herrscht und Unternehmen die Ausgaben ihrer Mitarbeiter besser kontrollieren können, um sicherzustellen, dass Geschäftsreisen keine unerwarteten Kosten verursachen.
Nehmen wir das Beispiel einer dreitägigen Geschäftsreise nach Madrid. Vor der Reise kann das Unternehmen ein vorab genehmigtes Budget berechnen, einschließlich Zuschüssen für Hotel, Mahlzeiten und Taxis. Dann wird eine virtuelle Karte mit diesem Budget aufgeladen und auf dem Telefon der Reisenden gespeichert. Wenn der Mitarbeiter eine Zahlung mit dieser virtuellen Karte vornimmt, werden die Ausgaben direkt vom Bankkonto des Unternehmens bezahlt, und der Reisende muss überhaupt nicht auf seine persönlichen Anforderungen zurückgreifen.
Unsere Untersuchungen mit CEBR zeigen, dass die Umstellung auf dieses Modell, bei dem die Ausgaben aktiver verstanden und kontrolliert werden, Unternehmen wahrscheinlich 8,2 % der direkten Reisekosten unterstützen wird. Wenn wir wissen, dass die Ausgaben für Geschäftsreisen in diesem Jahr schätzungsweise mehr als 1 Billion US-Dollar erreichen werden, stellt dies eine erhebliche Einsparung für Unternehmen dar. Die Ökonomen führten diese Einsparungen auf die Reduzierung von Betrug und Fehlern zurück, die durch die proaktive Festlegung von Reisebudgets erzielt wurden, sowie auf die bessere Durchsetzung der Reiserichtlinien des Unternehmens mithilfe der einzigartigen Funktionen virtueller Karten.
Anstatt Spesenformulare nach der Reise zu prüfen und möglicherweise einen Mitarbeiter zu disziplinieren, kann mit einer virtuellen Karte die Richtlinie des Unternehmens fest in die Zahlungsmethode integriert werden.
Der Weg in die Zukunft...
Jetzt ist ein idealer Zeitpunkt für Führungskräfte in den Bereichen Geschäftsreise, Finanzen und Beschaffung, um sich zu fragen, ob der Spesen-Management-Prozess in ihrem Unternehmen weiterhin zweckmäßig ist. Können wir sicher sein, dass wir die Kosten für Geschäftsreisen effektiv kontrollieren? Bieten wir Geschäftsreisenden ein modernes digitales Erlebnis, das die Produktivität steigert? Könnten wir mehr tun, um sicherzustellen, dass wir die Automatisierung und Transparenz haben, die erforderlich sind, um hochwertige Finanzteams von Transaktionsaufgaben zu befreien?
Digitales End-to-End-Ausgabenmanagement ist ein aufstrebendes Konzept, das eine Reihe von Innovationen nutzt, um jahrzehntealte Reise- und Spesenprozesse neu zu erfinden. Sie bietet die Chance für eine Transformation und klare wirtschaftliche Vorteile, die durch Produktivitätssteigerung und effizienteres Management der Reiseausgaben erzielt werden. Es ist an der Zeit, diesen Prozess zu überdenken und neu zu gestalten.
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