Automatisierte Rückerstattungen können für Reisebüros lästig sein. Bei Amadeus haben wir den Prozess zur Rückerstattung von Dokumenten vereinfacht. In unserem neuesten Amadeus Tipp zeigen wir die Verfahren zur Rückerstattung von Dokumenten im grafischen Modus.
Automatisierte Rückerstattungen können für Reisebüros lästig sein. Bei Amadeus haben wir den Prozess zur Rückerstattung von Dokumenten vereinfacht. In unserem neuesten Amadeus Tipp zeigen wir die Verfahren zur Rückerstattung von Dokumenten im grafischen Modus.
Damit eine automatisierte Rückerstattung für ein Dokument zulässig ist, ist es wichtig zu beachten, dass der Verkauf des Dokuments bestätigt werden muss. Dies wird durch ein Sternchen hinter der Sequenznummer des E-Tickets oder EMD im Abfragebericht angezeigt (siehe Abbildung unten)
Prüfen Sie zunächst die bei der Ausstellung geltenden Tarifbedingungen. Das E-Ticket- oder EMD-Bild muss auch angezeigt werden, um den Status des Coupons auf den Dokumenten zu überprüfen. Erst wenn dies geschehen ist, kann eine automatisierte Rückerstattung bearbeitet und/oder bestätigt werden. Ausgestellte Dokumente können ganz oder teilweise erstattet werden.
Es können fünf verschiedene Arten von Rückerstattungen bearbeitet werden:
- Die Grundrückerstattung : Auf diese Weise können Sie vollständig geöffnete oder teilweise abgeflogene Dokumente erstatten. Alle verbleibenden Coupons (mit Status O für Open oder A für Flughafen Control) werden zurückerstattet.
- Die volle Rückerstattung : Hiermit können Sie Rückerstattungen automatisch nur für vollständig geöffnete Dokumente (d. h. vollständig nicht geflogene Dokumente) bearbeiten, ohne dass der Rückerstattungsdatensatz angezeigt wird. Dokumente, die mit dieser Option bearbeitet wurden, werden in voller Höhe zurückerstattet, wie sie ausgestellt wurden (d. h. es ist nicht möglich, die Stornierungsgebühr über dieses Modul einzubeziehen).
- Die Rückerstattung ohne Bericht: Auf diese Weise können Sie eine Rückerstattung bei einer Fluggesellschaft bearbeiten, ohne zuerst den Erstattungsdatensatz anzuzeigen. Automatisierte Rückerstattungen, die darüber abgewickelt werden, erscheinen nicht in den Verkaufsberichten.
- Die Rückerstattung nur der Steuer : Mit dieser Funktion können Sie Steuern nur für Dokumente erstatten
- Die Null-Rückerstattung : Mit dieser Option können Sie eine Rückerstattung mit einem Wert von Null bearbeiten (d. h. der Tarif gilt als verwendet und es können Steuern hinzugefügt werden, bevor die Rückerstattung bearbeitet wird).
So bearbeiten Sie eine Rückerstattung im Grafikmodus:
i) Gehen Sie auf der "Hauptseite" zu "E-Ticket oder EMD" und wählen Sie die Art des zu erstattenden Dokuments aus.
ii) Geben Sie auf der rechten Seite des Bildschirms die Belegnummer ein und klicken Sie dann auf Suchen
iii) Das System zeigt Ihr Dokument an. Sobald das Dokument angezeigt wurde, klicken Sie auf "Rückerstattung". Dies bietet verschiedene Rückerstattungsoptionen, die Sie möglicherweise verwenden möchten.
iv) Wählen Sie Ihre bevorzugte Rückerstattungsoption aus und klicken Sie dann auf Rückerstattungsdatensatz fortsetzen.
(Anmerkung: Einige Rückerstattungsoptionen – z. B. die Option der vollständigen Rückerstattung – bieten nicht die Möglichkeit, den Erstattungsdatensatz fortzusetzen, sondern die Möglichkeit, die Rückerstattung zu bearbeiten.
v) Der Erstattungsdatensatz oder die Erstattungsmaske ermöglicht es Ihnen, bereits ausgefüllte Informationen zu ändern.
- Der gezahlte Tarif wurde automatisch aus der Dokumentendatenbank abgerufen. Sie kann geändert werden, sofern sie nicht mit dem übereinstimmt, was ausgestellt wurde.
- Das Feld "Verwendeter Tarif" kann ausgefüllt werden, um den Teil des Tarifs anzugeben, der für das Dokument verwendet wurde. Wenn ein Dokument vollständig abgeflogen wurde, kann das Feld "Verwendeter Tarif" leer gelassen werden
- NB: Sobald die Felder "Bezahlter Tarif" und "Verwendeter Tarif" aktualisiert wurden, klicken Sie unten rechts auf "Änderungen speichern". Dadurch wird die Zwischensumme der Rückerstattung aktualisiert
Reduzieren Sie die Aufschlüsselung Ihrer Steuern und aktualisieren Sie sie nach Bedarf. Diese werden automatisch aus der Dokumentendatenbank aufgefüllt. Für den Fall, dass Sie eine zusätzliche Steuer hinzufügen möchten, können Sie dies über den Link Steuern hinzufügen tun. Sobald Sie Ihre Steuer aktualisiert haben, klicken Sie unten rechts in der Maske auf "Änderungen speichern". Dadurch wird Ihre Maske aktualisiert.
- In einigen Fällen können einige der aufgeführten Steuern nicht erstattungsfähig sein. Diese können über den Löschlink neben der entsprechenden Steuer entfernt werden.
- Aktualisieren Sie die Felder "Stornierungsgebühr" und "Sonstige Gebühren". Im Feld für die Stornierungsgebühr geben Sie Ihre Stornierungsgebühr an, die Sie in den Tarifbestimmungen erhalten haben. Diese Stornogebühr kann als Prozentsatz angegeben werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die entsprechende Option neben Stornierungsgebühr auswählen.
Das Feld "Sonstige Gebühren" kann immer nur als Betrag aufgeführt werden. In diesem Feld können Sie alle anderen Gebühren (außer der Stornierungsgebühr) angeben, die eine Fluggesellschaft für die Bearbeitung einer Rückerstattung erhebt (z. B. Bearbeitungsgebühr für Erstattungen durch Fluggesellschaften, falls zutreffend). Falls nicht zutreffend, kann dieses Feld leer gelassen werden. Sobald diese aktualisiert wurde, klicken Sie auf "Änderungen speichern", um Ihre Rückerstattungsmaske zu aktualisieren.
- Geben Sie den Tourcode (falls zutreffend) in das Feld "Tourcode" ein. Für den Fall, dass es eine Differenz zwischen dem veröffentlichten Tarif und dem Nettotarif gab, kann der Nettotarif in das Feld Nettotariferstattung eingetragen werden. Sobald diese Informationen ausgefüllt wurden, können Sie auf Änderungen speichern klicken.
- Da Sie die Rückerstattungsmaske über die Schaltfläche "Änderungen speichern" aktualisiert haben, wurde Ihr Zahlungsformular jedes Mal aktualisiert, wenn Sie auf "Änderungen speichern" geklickt haben. Das Feld für die Zahlungsform muss immer mit dem erstattungsfähigen Gesamtbetrag direkt unter den Feldern "Stornierung" und "Sonstige Gebühren" ausgeglichen werden. Wenn die beiden nicht ausgeglichen sind, kann eine Rückerstattung nicht bearbeitet werden. Klicken Sie auf "Änderungen speichern", sobald Aktualisierungen vorgenommen wurden.
Im Falle einer geteilten Zahlung können weitere Zahlungsarten über den Link "FOP hinzufügen" hinzugefügt werden. Auch hier müssen alle Beträge, die in Form von Zahlungsboxen aufgeführt sind, mit dem erstattungsfähigen Gesamtwert ausgeglichen werden.
- NB: Eine Rückerstattung kann immer nur auf die Zahlungsart abgewickelt werden, die dem Dokument entspricht. Wenn also die Zahlungsart auf dem Dokument Bargeld war, muss die Rückerstattung als Bargeld verarbeitet werden. Die Angabe einer anderen Zahlungsform könnte zu Lastschriften der Agentur führen.
Die letzte Phase besteht darin, die Provisionswerte auf der Rückerstattungsmaske zu aktualisieren. Diese werden automatisch aus der Dokumentdatenbank ausgefüllt. Beachten Sie:
- Die Provision ist ausschließlich eine Vereinbarung zwischen der Fluggesellschaft und dem Reisebüro, an der Amadeus nicht beteiligt ist. Es ist daher unbedingt erforderlich, dass Sie sich bei der Fluggesellschaft über die Provisionswerte informieren, die in das Erstattungsfeld eingefügt werden sollen.
- Wenn ein Dokument mit einem bestimmten Provisionswert ausgestellt wurde, muss in der Regel derselbe Provisionswert bei der Bearbeitung einer Rückerstattung angegeben werden (d. h. die Provision gilt nur für geflogene Coupons)
- Einige Fluggesellschaften bieten möglicherweise eine Provision auf Stornierungsgebühren an. In diesem Fall kann der Wert der Provision auf die Stornogebühr im Feld Stornogebühr Provision angegeben werden
Sie können auch Notizen zur Bearbeitungszeit der Rückerstattung hinzufügen. Diese können im Feld "Bemerkungen" unter "Zusätzliche Informationen" hinzugefügt werden.
Um Ihre Rückerstattung zu bestätigen, klicken Sie auf " Speichern und bestätigen ". Dadurch wird eine Erfolgsmeldung angezeigt, die bestätigt, dass eine Rückerstattung erfolgreich verarbeitet wurde. In diesem Fall wird Ihre Rückerstattung auch im Verkaufsbericht verbucht.
NB: Für den Fall, dass Sie Ihre Rückerstattung stornieren möchten, können Sie dies tun, indem Sie am selben Tag der Ausstellung über den Verkaufsbericht auf die Rückerstattung zugreifen. Verwenden Sie die normalen Eingabebefehle zum Stornieren von Dokumenten. Beachten Sie jedoch, dass nicht alle Fluggesellschaften die Stornierung von Rückerstattungen zulassen.
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