Inmitten der aktuellen globalen Pandemie überleben Unternehmen entweder, passen sich der Situation an oder befinden sich auf Wachstumskurs. Reduzierte Reisekosten und eine bessere Kostenkontrolle haben Unternehmen jedoch dazu veranlasst, sich eingehender mit ihren Prozessen zum Reise- und Spesenmanagement zu befassen. Sie wollen herausfinden, wie durch Transformation Kosteneffizienz und Geschäftsziele erreicht werden können, wenn sich die Märkte öffnen.
Bei Amadeus haben wir Forrester Consulting beauftragt, eine Umfrage unter Führungskräften aus den Bereichen Finanzen, Beschaffung, Reisemanagement, IT und Personalwesen in großen Unternehmen durchzuführen, um den aktuellen Stand und die Herausforderungen der Prozesse und Tools für das T&E-Management zu untersuchen. Die Umfrage ergab, dass Unternehmen ihre T&E-Technologien überdenken Anforderungen, um sich digital zu transformieren, die Mitarbeitererfahrung zu verbessern und die Effizienz der Finanzvorgänge durch Automatisierung und Integration zu steigern. In diesem Blog beleuchten wir die Erkenntnisse aus der Studie und sprechen über die Herausforderungen im Zusammenhang mit T&E, mit denen die Finanz- und Beschaffungsabteilungen von Unternehmen in dieser Zeit konfrontiert waren. Wir befassen uns auch mit den Möglichkeiten, die dazu unterstützen können, den Geschäftserfolg durch Modernisierung zu beschleunigen.
So stimmten 73 Prozent der Unternehmen zu, dass die Verbesserung der Tools und Prozesse für das T&E-Management für ihre digitale Transformation entscheidend ist. Ein ähnlicher Anteil gab an, dass die Verbesserung des T&E-Managements der Schlüssel zur Kostensenkung und Steigerung der betrieblichen Effizienz sowie zur Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und des Mitarbeiterengagements ist. Mit über 75 Prozent der Unternehmen, die in den nächsten 12 Monaten planen, ihre betriebliche Effizienz zu steigern, sind sie der festen Überzeugung, dass Technologieanbieter sie bei der Digitalisierung von T&E erheblich unterstützen können.
Herausforderungen
Lange Prozesse, fragmentierte Lösungen, Sicherheit und Compliance sind die größten Herausforderungen, denen sich Unternehmen beim T&E-Management stellen müssen. Die Langsamkeit von End-to-End-Prozessen, insbesondere die Zeit für die Einreichung und Genehmigung von Spesen, sowie das Fehlen einer globalen Lösung für alle Unternehmen haben sich als Fluch für Abteilungen auf der ganzen Welt erwiesen. Darüber hinaus kann für Unternehmen, die ein Online-Reisetool verwenden, die Spesenseite oft eine ganz andere Erfahrung sein. Führungskräfte in den Bereichen Finanzen und Reisemanagement gaben an, dass ein großer Teil der Zeit für die Reisebuchung durch die Mitarbeiter, die Reisegenehmigung durch die Manager und die Spesenbearbeitung durch die Finanzteams aufgewendet wird, während der größte Teil auf die Bearbeitung und Erstattung von Spesen entfällt.
Umständliche Prozesse
Finanz- und IT-Manager berichteten, dass der End-to-End-T&E-Managementprozess in ihren Unternehmen Mitarbeiter, Manager und Kreditorenbuchhaltungsteams mit manuellen Aufgaben belastet, die sich wiederholen und von geringem Wert sind. Zwischen 21 und 30 Prozent der Unternehmen gaben an, dass verschiedene Aufgaben des T&E-Managements größtenteils oder vollständig manuell erledigt werden. Hinzu kommt, dass die schlechte Integration von T&E-Management-Tools mit anderen ERP- oder täglichen Arbeitsreisesystemen den manuellen Aufwand weiter erhöht. Interessanterweise besteht das Integrationsproblem nicht nur zwischen T&E-Management-Tools und anderen Lösungen, sondern 32 Prozent der Unternehmen mit Cloud-Lösungen stellten auch eine schlechte Integration zwischen ihren T&E-Tools fest.
Veraltete Tools in einer modernen Welt
In einer hochgradig digitalisierten Welt von heute ist es überraschend zu sehen, dass sich eine beträchtliche Anzahl von Unternehmen immer noch auf traditionelle Systeme und Tools für das T&E-Management verlässt, wie z. B. Tabellenkalkulationen. Nur 15 Prozent aller befragten Unternehmen verfügten über eine cloudbasierte Lösung sowohl für das Reise- als auch für das Spesenmanagement. Selbst unter den zentralisierten Unternehmen verließen sich immer noch 22 Prozent auf Tabellenkalkulationslösungen für Ausgaben. In einigen Fällen gibt es nicht einmal eine elektronische Lösung! Die Zufriedenheit mit den aktuellen T&E-Tools und -Prozessen variierte jedoch je nach Abteilung. So waren über 30 Prozent der Führungskräfte im Finanz- und Rechnungswesen mit dem aktuellen Stand der Automatisierungs-, Integrations- und Berichtsfunktionen nicht zufrieden. Auf der anderen Seite waren 88 Prozent der Reisemanagement-Abteilungen mit der gesamten Technologie und den Prozessen zufrieden.
Mitarbeiter tragen die Hauptlast
Unternehmen ohne eine integrierte Plattform für das T&E-Management geben an, dass sich die Mitarbeiter über umständliche, restriktive Prozesse für die Buchung von Reisen beschweren, die durch Probleme mit Plattformen, die keine wertschöpfenden Informationen liefern, noch verschärft werden. Bei Spesen sind langwierige und manuelle Prozesse für das Einreichen von Belegen und Spesenabrechnungen die häufigsten Mitarbeiterbeschwerden. In der Studie wird festgestellt, dass Unternehmen erkennen, dass Probleme mit ihrem T&E-Management einen direkten Einfluss auf die Mitarbeitererfahrung und den Geschäftsbetrieb haben. HR-Führungskräfte gaben an, dass Probleme mit dem T&E-Management zu einer verringerten Mitarbeiterproduktivität, schlechtem Engagement, verminderter Mitarbeiterbindung und geringerer Mitarbeiterzufriedenheit mit der Arbeitstechnologie führen. Diese Herausforderungen führen auch zu ineffizienten Geschäftsabläufen, einschließlich Verzögerungen bei der Rückerstattung von Mitarbeitern und schlechtem Workload-Management.
Gelegenheiten
Unternehmen mit einem integrierten T&E-Management-Tool sahen sich mit weniger Herausforderungen konfrontiert als andere Unternehmen und zeigten eine größere Zufriedenheit mit allen Aspekten ihres Reise- und Spesen-Managements. Laut der Studie waren neun von zehn Unternehmen mit einem integrierten Tool mit ihren allgemeinen T&E, der Benutzerfreundlichkeit und der Zugänglichkeit zufrieden. Mehr als 85 Prozent waren mit dem Grad der Automatisierung, Integration und des Berichtswesens zufrieden. Dies ist vor allem der Grund, warum 73 Prozent der Unternehmen, die über integrierte Tools verfügen, planen, ihre Lösungen zu erweitern oder zu aktualisieren.
Die Unternehmen erwähnten auch, dass standardisierte globale und integrierte Tools eine bessere Einhaltung von Richtlinien beinhalten, die Benutzerzufriedenheit erhöhen und die Finanzplanung und -analyse innerhalb des Unternehmens verbessern. Gerade in den herausfordernden Zeiten, mit denen wir konfrontiert sind, unterstützt ein integriertes Tool tendenziell andere Geschäftsziele, einschließlich einer stärkeren Digitalisierung und Effizienz der Abläufe, und verbessert die Fähigkeit, den Sorgfaltspflichten durch einen besseren Einblick in die Reisen der Mitarbeiter nachzukommen.
Ein integriertes Reise- und Spesen-Management-Tool könnte auch kritische Prioritätsbereiche und Funktionen für bestimmte Abteilungen hervorheben. Finanz-, Personal- und Reisemanagement-Abteilungen könnten automatisierte Benachrichtigungen über Richtlinienverstöße erhalten. Die IT- und Beschaffungsabteilungen könnten Erkenntnisse aus den Analyse- und Datenberichterstattungsfunktionen des Tools erhalten. Die Finanzabteilung könnte mehrere Arbeitsabläufe abwickeln, und der Einkauf könnte direkte Bilder über Funktionen wie Photo Capture zur einfachen Überprüfung erhalten.
Der Weg in die Zukunft
Die obersten Prioritäten beim T&E-Management sind die Verbesserung der durchgehende Prozesse des Prozesses, selbst für Berufsgruppen, die traditionell als kostengetrieben wahrgenommen werden, wie Finanzen, Beschaffung und IT. Datenanalysen, um umsetzbare Erkenntnisse zu gewinnen, sind ebenfalls wichtig. Abgesehen von diesen Prioritäten hatten Finanzen, Beschaffung, Reisemanagement, IT und HR unterschiedliche Ansichten zu anderen wichtigen Zielen, die wir in unseren zukünftigen Blogs zur Studie erörtern werden.
Laden Sie die Studie hier herunter , um mehr zu erfahren.
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