Innovationen für ein intelligenteres Spesen-Management während COVID-19 und darüber hinaus
Es besteht kein Zweifel, dass COVID-19 Auswirkungen auf das Geschäftsreiseerlebnis und die Reisemanagementteams von Unternehmen hat. Corporations passen ihre Richtlinien schnell an, um dieser sich ändernden Realität gerecht zu werden, z. B. wenn es darum geht, zusätzliche Vorabgenehmigungen für bestimmte Ziele zu verlangen oder Anbieter zu bevorzugen, bei denen sich ihre Mitarbeiter sicher und gut aufgehoben fühlen.
Aber nicht nur das Reisen hat sich verändert. Dieser neue Kontext hat zu Änderungen in der Spesenpolitik von Unternehmen als Ganzes geführt. Corporations begrenzen und beschränken auf der einen Seite Ausgabenkategorien auf das, was als "sicher" vereinbart wurde. Auf der anderen Seite sind sie aber auch flexibler, indem sie neue Ausgabenrichtlinien und -kategorien hinzufügen, wie zum Beispiel Sicherheits- und Wohlfühl-Kits – wie Masken oder COVID-19-Tests – oder die Kosten für Zusatzleistungen wie den leeren Mittelsitz in einem Flugzeug übernehmen. Ein weiteres Beispiel ist, dass mehr Kilometer als Teil der Spesenabrechnungen eines Mitarbeiters geltend gemacht werden.
Die Digitalisierung der Ausgaben ist gekommen, um zu bleiben
Da die Mitarbeiter weiterhin von zu Hause aus arbeiten, haben Unternehmen erkannt, dass sie ihre Prozesse digitalisieren Anforderung, um eine papierlose Kostenerstattung zu sicherstellen. Nur auf diese Weise können Reisende entschädigt werden, auch wenn sie aus der Ferne arbeiten, und es kann eine Fernprüfung ihrer Belege stattfinden - so wird der Unregelmäßigkeiten für Finanzmitarbeiter im Falle zukünftiger von der Regierung auferlegter Änderungen minimiert, wie zum Beispiel Arbeit von zu Hause aus oder Grenzschließungen.
Anfang des Jahres hat Amadeus eine Studie über die digitale Transformation von Reisen und Ausgaben (T&E) in Auftrag gegeben, dievon Forrester Consulting durchgeführt wurde . Die Ergebnisse von über 550 Umfragen bestätigten die Notwendigkeit für Unternehmen, den Übergang zur digitalen Transformation zu beschleunigen, wobei eine große Anzahl von Befragten erkannte, dass ihre Unternehmen immer noch auf veraltete Tools angewiesen sind, was die manuelle Belastung von Mitarbeitern, Managern und Kreditorenbuchhaltungsteams erhöht. Die Teilnehmer der Studie waren sich auch einig, dass eine integrierte T&E-Lösung die Benutzererfahrung (UX) verbessern, die Effizienz steigern und die Nutzung von Daten und Analysen für eine bessere Planung und Kostenkontrolle verbessern kann.
Bei Amadeus unterstützen wir Corporations auf ihrem Weg zur digitalen Transformation mit unserer integrierten Lösung für Reise- und Reisekosten, cytric Reise & Expense. cytric ermöglicht es Corporations, die Elemente globaler Reiseprogramme, einschließlich Reiserichtlinien, bevorzugter Lieferanten und ausgehandelter Raten, in eine Plattform zu integrieren. Dies hilft Geschäftsreisenden, ihre Reiseausgaben besser zu kontrollieren, Spesenerstattungen zu vereinfachen und Reise- und Spesenrichtlinien einzuhalten. Wir haben zum Beispiel gesehen, dass Techniker, die im Gegensatz zu vielen anderen unter den aktuellen Umständen noch Dienstreisen in Deutschland unternehmen, keine Hotelleistungen für Tagesausflüge mit dem Auto buchen Anforderungen, sondern cytric Expense nutzen, um Kilometer zurückzufordern. Mit dem integrierten Tool "Kilometerkarte" wird diese Berechnung automatisiert, ohne Raum für menschliche Fehler oder Betrug.
Reise und Spesen, besser zusammen
Die 550+ von Forrester befragten Führungskräfte sind sich einig, dass die Verwendung eines integrierten Tools für die Verwaltung von Reisen und Ausgaben klare Vorteile bietet.
Eine einzige Plattform und eine einzige Datenbank für beide garantieren, dass die Daten von Natur aus genau, fehlerfrei und standardisiert sind. Mit einem einzigen Tool sind Buchungen, erfasste Quittungen, elektronische Rechnungen und Zahlungsdaten sofort im Spesenportal verfügbar. Spesen und Tagegelder werden von den Buchungsdaten des Reisenden abgezogen. Noch bevor Ihre Reisenden von ihrer Reise zurückkehren, können die Ausgaben genehmigt werden.
Corporations können auch Reise- und Spesengenehmigungsabläufe, Validierungsregeln, Prüfpfade, Benachrichtigungen und Erinnerungen für alle Teilnehmer des End-to-End-Prozesses einrichten. Sobald eine Änderung der Reise- oder Spesenrichtlinien beschlossen wurde, können Reisemanager die neue Strategie und die neuen Einstellungen schnell und einfach einführen und bereitstellen. Unternehmen mit mehreren Standorten können die Richtlinie problemlos an einer Stelle ändern, und sie wird für alle Mitarbeiter auf der ganzen Welt repliziert.
Aus Benutzersicht ist die Erfahrung bei Reisen und Ausgaben die gleiche, sowohl in der mobilen App als auch in der Desktop-Anwendung. Und mit cytric Expense in mehreren europäischen Märkten wie zum Beispiel Deutschland, Frankreich, Spanien, Benelux und Großbritannien können Reisende dank einer digitalen Signatur und einer sicheren Archivierung, die von den lokalen Steuerbehörden genehmigt wurde, sogar Papierbelege nach dem Scannen entsorgen.
Innovationen für ein intelligenteres Spesen-Management
Für Amadeus spielt unsere cytric Expense Lösung eine wichtige strategische Rolle bei der Weiterentwicklung unseres Portfolios. Trotz der Herausforderungen, die COVID-19 mit sich gebracht hat, investieren wir weiterhin in cytric Reise & Expense, um sicherzustellen, dass sich die Lösung weiterhin an die sich ändernden Anforderungen von Unternehmen und ihren Reisenden anpasst und um unsere Position in wichtigen EMEA-Märkten und darüber hinaus weiter auszubauen.
Ein wichtiger Bereich für die Lösungsentwicklung ist für uns die Beibehaltung einer der Stärken von cytric Expense; Es ist Flexibilität. Unsere Lösung ist modular aufgebaut und kann nicht nur an die bestehende IT-Systemlandschaft eines Unternehmens angepasst werden, sondern auch an die organisatorischen und finanziellen Richtlinien und Prozesse, einschließlich HR, Zahlungslösungen oder Enterprise Resource Planning (ERP)-Tools.
Unsere Kunden können sich in wenigen Monaten auf weitere Innovationen freuen, darunter zusätzliche Kreditkartenformate und virtuelle Kreditkartenzahlungen, um der nächsten Generation berührungsloser Ausgaben gerecht zu werden.
Der Weg in die Zukunft
Wir sind davon auf etwas setzen, dass Technologie eine entscheidende Rolle als Wegbereiter und Beschleuniger des Aufschwungs spielen wird. Mit dem richtigen politischen Rahmen und der Entwicklung und Einführung neuer Technologien können Unternehmen in den wichtigsten EMEA-Märkten Risiken reduzieren, Compliance sicherstellen und Reibungsverluste für ihre Reisenden, Wirtschaftsprüfer und Buchhaltungsteams beseitigen.
TO TOP