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7 vilões do lucro nas agências de viagens

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Gerir uma agência de viagens requer profissionalismo e preparo de ponta a ponta. Mais do que entender sobre viagens e ser um especialista em certos destinos, é necessário uma boa dose de planejamento estratégico. Questões como receita, despesas e precificação são cruciais, mas a boa gestão vai além disso.

Convidamos o especialista Júlio Verna, sócio da consultoria Qualitas, para elencar 7 vilões do lucro das agências de viagens e as medidas para afastá-los de vez.  Confira a seguir!

Vilão 1 – Não saber a diferença entre receita, lucro e lucratividade

Receita é todo o dinheiro que entra na sua agência. É o seu faturamento.

Lucro é o que sobra da receita descontados todos os impostos, encargos, salários, comissões e demais gastos fixos ou pontuais para manter a operação. Todos os seus custos diretos e indiretos entram nessa conta, até mesmo o aluguel fixo do seu espaço e uma manutenção pontual de computador.

Lucratividade é o lucro obtido em relação a um investimento ou a algum processo específico. Ela é medida em percentuais. 

Para dar um exemplo, vamos supor que você fez uma venda de R$1.000.00. Você recebeu 10% de comissão, ou seja, R$100 sobre essa venda.

Agora vamos imaginar que você teve R$70 de despesas atreladas à venda. Seu lucro sobre essa receita foi de R$30,00. Já sua lucratividade foi de 3% sobre a venda.   

Vilão 2 – Não definir sua margem de lucro

É necessário acompanhar sua margem de lucro de perto e estabelecer metas claras e um planejamento para atingi-las. É importante definir uma meta de receita para a sua agência e uma margem de lucro sobre cada operação para assim nunca operar no vermelho.

Calcule também o tempo envolvido em cada venda e estipule um preço por hora trabalhada.

A partir daí, defina o quanto cobrar e tenha uma tarifa-meta e saiba o quanto cobrar pelos seus serviços. Não ofereça descontos e não faça promoções sem o devido cálculo de retorno. “Tendo em mente a questão das despesas, da receita e da margem de lucro, o gestor da agência  terá mais clareza sobre os valores praticados. Ele deve avaliar quando vale a pena baixar o preço dos serviços ou não”, afirma Verna.

Vilão 3) Subestimar as pequenas operações 

De acordo com Júlio Verna, são muitos os agentes de viagens que reclamam sobre o baixo retorno financeiro de certas transações com hotéis, companhias aéreas e com a locação de carro. Talvez essas reclamações sejam improdutivas.

“O caso das locações de automóveis é clássico. Por ser um serviço mais barato que uma reserva de hotel ou de passagem aérea, o agente de viagens sente que perde tempo com todos os trâmites e acaba mal remunerado ao final”, diz Verna.

Alguns até preferem deixar de oferecer esse serviço ao cliente, se concentrando apenas nas operações que geram receitas mais altas. A dica de Verna é: não deixe de vender! Reveja as comissões e analise a lucratividade sobre a operação. Se for o caso, aumente o seu preço (ou procure uma forma mais rápida/direta de realizar a operação).

Subestimar os pequenos serviços e deixar de vendê-los fará com que você não ofereça um serviço tão completo ao cliente. As pessoas buscam as agências, entre outras coisas, para poupar tempo e contar com um serviço completo, certo? O cliente pode não se satisfazer totalmente com o serviço prestado pela agência, que perde uma oportunidade de fidelização.

Vilão 4)  Perder oportunidades de upselling e crossselling 

Um bom agente de viagens deve também dominar as técnicas de vendas. Afinal, ele não pode perder a oportunidade de vender mais e melhores pacotes, alem de serviços adicionais, que podem fazer toda a diferença na receita e ampliar o lucro da agência.

Aplique técnicas de upselling, que consiste na venda de um benefício adicional para um produto que o cliente já está comprando, como uma  uma acomodação exclusiva e mais cara, ou um assento preferencial, prioridade no embarque, bagagem extra etc. Tente sempre dar um upgrade nos pacotes oferecidos e elevar a categoria dos produtos sempre que possível.

Aplique também técnicas de cross-selling, aproveitando para vender serviços extras e complementares aos que o cliente já compra. O serviço de traslado e as entradas para uma peça da Broadway, em Nova York, são bons exemplos do tipo.

Vilão 5) Não controlar os recebíveis e prazos de pagamento

“Parece bobo, mas muitos agentes não controlam os valores recebíveis e os prazos de pagamento de suas comissões”, diz Verna. Com isso, estes agentes ficam financeiramente descobertos e desequilibram o fluxo de caixa e até mesmo os pagamentos das despesas da agência de viagens. 

Vilão 6) Não investir em softwares de gestão e vendas

Invista em softwares de gestão, controle financeiro e vendas para ter o melhor panorama do seu negócio. Um dos principais vilões do lucro das agências de viagens é justamente a falta de tempo e a concentração de múltiplas tarefas em um gestor só. Os softwares especializados vão poupar seu tempo e evitar que informações se percam em milhões de planilhas avulsas. Você terá as informações com mais clareza para tomar suas decisões.

Vilão 7) Não ter um software GDS

Os consolidadores são grandes parceiros das agências de viagens, pois são os responsáveis pela emissão de bilhetes. Mas depender exclusivamente dos consolidadores pode travar a produtividade do agente, pois ele pode demorar para ter respostas simples sobre disponibilidades e tarifas. Afinal, tudo fica centralizado pelo telefone ou pelo site do consolidador.

Um software GDS como o Amadeus aumenta a produtividade e a velocidade de resposta das agências de viagens – inclusive aquelas que não têm IATA. Nele, é possível ter muito mais visibilidade para planejar e acompanhar a viagem do cliente, oferecendo um atendimento mais ágil e efetivo.

Com o GDS, a agência também ganha mais autonomia, pois pode fazer reservas, deixando apenas a emissão para o consolidador. Isso significa mais tempo para funções como captação, venda, atendimento e fidelização de clientes. Afinal, são essas as atividades que mais geram lucro!

No GDS, sua agência de viagens será identificada como autora das reservas com companhias aéreas e hotéis e também terá acesso às tarifas originais. No futuro, tudo isso pode ser estratégico para os seus negócios e o seu posicionamento no mercado.

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No GDS você tem visibilidade dos itinerários completos dos seus clientes. Poderá cuidar da requisição de serviços adicionais como refeições especiais, bagagem adicional, marcação de assento e outros detalhes que melhoram o seu atendimento. Tudo isso sem depender da ajuda do consolidador.

O consolidador precisa apenas confirmar a emissão dos bilhetes já reservados por você. Tudo se torna mais simples e rápido!

Usando o GDS você também poderá ganhar visibilidade junto às companhias aéreas e hotel brokers, independente de qual seja o seu  parceiro consolidador. Essa estratégia pode lhe garantir maior poder de negociação, acordos e tarifas diferenciadas.

GDS para uma agência sem IATA: qual a melhor escolha?

Uma vez que a agência já esteja convicta sobre a necessidade de usar um sistema GDS, vale analisar as opções do mercado para escolher a mais adequada. Na hora de escolher o melhor GDS para uma agência sem IATA, recomendamos os seguintes passos.

Avalie o treinamento e o suporte técnico

Verifique qual empresa tem o melhor respaldo de treinamento, oferece uma boa usabilidade e canais de suporte técnico e funcional. Isso fará toda a diferença no seu dia a dia e na produtividade da sua agência de viagens. O sistema Amadeus, por exemplo, oferece plataformas de e-learning e opção de cursos presenciais em todo o pais com uma série de treinamentos completos e gratuitos para as agências clientes.

Além disso os usuários contam com canais de acesso ao suporte técnico e funcional diretamente na tela de trabalho, via assistente virtual ou chat com o help desk.

Compare todas as funcionalidades incluídas no pacote

O sistema GDS avaliado oferece relatórios detalhados sobre as suas reservas, emissões e cancelamentos? Ele colabora com a gestão da sua agência de viagens por meio de funcionalidades que tornam seu dia a dia mais ágil? O GDS Amadeus contempla uma série de funcionalidades via extranet e relatórios de back office. Isso pode ser bastante útil na sua rotina.

Atente-se às condições contratuais

Verifique as cláusulas contratuais e faça a comparação entre concorrentes. Saiba quantos usuários podem utilizar cada acesso GDS. Entenda quais as condições de uso, esteja ciente da validade do contrato e de outros temas correlatos.